電話代行とは、事業者に代わって電話を取り次いだり、営業活動や案内を行うサービスです。すでに大企業から個人事業主までさまざまな事業者様に利用されています。
電話代行は、法律事務所などの士業にも利用されています。事務職員がいない事務所などは特に代行業に依頼をして、クライアントとのやり取りを円滑化していることもあります。法律事務所ということで、クライアントや法律関係の方からの専門的電話が多く、一見電話代行では不十分なのではと思われがちですが、士業向けの電話代行業者ではマニュアルを完備しており、不十分な対応がないように配慮されています。
通常の電話代行業者であれば、オペレーターが法律に詳しくないため、法律やそれに付随する専門用語が理解できずに取引先を不快にさせてしまうケースが考えられますし、受信した用件を間違えたり、意味が分からず聞き漏らしてしまうなどといったトラブルがあります。その場合は再度、法律事務所の方から相手先に電話をしなければならず、二度手間になってしまいます。そのようなトラブルの無いよう、法律事務所も対応可能としている電話代行業者はよく見極めるようにしましょう。
また、電話対応の中では法律に関する専門用語を扱うほか、取引先との重要なやり取りや個人情報に関する連絡なども行うため、代行業者の秘密保持についても事前にチェックしておくようにします。丁寧な応対と用件の確かなヒアリングはもちろんですが、応対した内容を適切に管理・保持するのも代行業者の役目の一つです。
