取引先の相手の名前と取次ぎ先の人の名前を確認する
取引先からの電話の取次ぎを行う際に知っておくべきポイントの1つ目は、電話をかけてきた取引先の相手の名前と電話を取り次ぐ先の相手の名前の両方を正確に把握しておくということです。
その理由はどちらかの名前を間違って把握してしまったり、確認し忘れをしてしまうと、再度確認するための電話をしなければならなくなったりしてスムーズに電話取り次ぐことができなくなってしまうからです。
ちなみに取引先からの電話を取り次ぐ際に名前を確認するということができたとしても、同じ苗字の人が車内に複数人いた場合、苗字しか聞いていないと同じようにスムーズに取次ぎが出来なくなってしまうので、同じ苗字の人がいる場合には必ず下の名前や所属する部署の名前などまで正確に把握しておくと良いでしょう。
すぐ取次げない場合にはどうするかしっかりと伝える
取引先から電話がかかってきた時、取次ぎ先の人が少しだけ席を外していたりすることで、すぐに電話を取り次げないシーンも少なくありません。
そんな時には必ずどうするのかということを、取引先の人に対してしっかりと伝えるべきなのです。
例えば、少しだけ長くかかる場合には担当の人からかけ直すようにするのか、取引先の人に対してどのようにすればいいのかその指示を聞くようにするのかなどの選択肢があります。
しかし、どの選択肢であってもその対応方法についてはなるべく早くそして正確に取引先の人に対して伝えるようするべきなのです。
なぜならここで正確な情報が伝わっていないと、その後どちらからも電話しないようなシチュエーションになり、問題が起きてしまうことがあるからです。
そのためすぐに電話を取次ぐことが出来る時には、必ずその後の対応方法について正確に伝えるようにしましょう。
